Tellimuste haldus

Mis on tellimuste halduse tarkvara?

Tellimuste halduse tarkvara jälgib iga tellimust läbi kogu elutsükli — vastuvõtust ja kinnitamisest materjalide kontrolli ja tootmiseni kuni tarnimiseni välja. Tarkvara arvutab, kas tähtaeg on saavutatav, saadab automaatsed teavitused kliendile ja juhile ning näitab, millistel tellimustel on riskid.

Näide: tellimuse teekond tehases. Klient esitab tellimuse nelja nädala tähtajaga. Tarkvara kontrollib, kas see on võimalik — kas materjalid jõuavad õigeks ajaks ja kas tootmisse mahub. Tarkvara arvutab, et graafik on tihe, aga tellimus mahub sisse, ja tellimus kinnitatakse. Edaspidi jälgib tarkvara automaatselt: materjalid jõuavad õigel ajal, tootmisplaan püsib graafikus. Kui mõni materjal hilineb, teavitab tarkvara juhti kohe ja pakub alternatiive. Klient näeb iga päev, kus tema tellimus on — täiesti automaatselt.

Ilma tarkvarata: müügijuht hindab tähtaega kõhutunde järgi, tootmise tähtajad on paberil ja klient peab helistama, et teada saada, millal tellimus valmis saab.

Millal on tellimuste halduse tarkvara vaja?

Tellimuste halduse tarkvara on vajalik, kui:

• Tellimusi on palju ja jälgimine käib paberil või Excelis — juht peab iga päev eri osakondadelt küsima, kus iga tellimus on.
• Kliendid ei tea tähtaega — tellimuse kinnitamisel öeldakse "umbes neli nädalat", aga tegelik tähtaeg on ebakindel.
• Hilinemised tulevad välja liiga hilja — keegi märkab tähtaja ohtu alles siis, kui aega on juba napilt.
• Kliendid peavad staatuse teadasaamiseks helistama — automaatseid teavitusi ei ole.
• Klientidega tekivad vaidlused tähtaegade ja hindade üle — kokkulepped ei ole üheselt kirjas ega jälgitavad.

Mida tellimuste halduse tarkvara teeb?

Tellimuste haldus vs CRM: mis vahe on?

CRM (Customer Relationship Management) tegeleb kliendisuhetega — kes on klient, millised on tema huvid ja ajalugu. Tellimuste haldus tegeleb operatiivse poolega — mis etapis tellimus on, millal see valmib ja kus tekivad viivitused. Paljudel ettevõtetel on CRM klientide jaoks, aga tellimuste juhtimine käib teises süsteemis.

Mõistlik lahendus: CRM klientide jaoks, tellimuste haldus operatiivse töö jaoks, ja nende kahe vahel on seos — CRM-is on näha, millised tellimused kliendil on.

Tüüpilised lahendused tööstusettevõtetele

• Tähtaja arvutamine — tarkvara arvutab materjalide, tootmise ja tarne põhjal, millal tellimus valmis saab.
• Materjali kontroll — enne tootmise algust kontrollib tarkvara, kas kõik vajalikud materjalid on saadaval. Kui ei ole, lükatakse tellimuse algus edasi ja tähtaeg arvutatakse ümber.
• Riskide tuvastamine — tarkvara tuvastab tellimused, mis võivad hilineda, ja märgib need punaseks. Juht saab varakult reageerida.
• Kliendi portaal — klient näeb oma tellimusi ja nende staatust reaalajas, ilma et peaks kontorisse helistama.
• Arved seotud tellimusega — arve on alati korrektne, sest see genereeritakse tootmise ja tarne andmete põhjal.

Kuidas me töötame?

Alustame teie tellimuste struktuurist — millised andmed on igal tellimusel, millised on kriitilised staatused, millal peab klient teavituse saama. Seejärel seadistame automaatsed teavitused ja jälgimised vastavalt teie protsessidele.

Esimene versioon valmib tavaliselt 2–3 nädalaga. Hiljem lisame täiendavaid funktsioone ja integratsioone nagu kliendiportaal, arvete genereerimine ja logistika ühendus.